Eigenaar worden van een eigen praktijk/onderneming, dat vraagt nogal wat voorbereiding. Zeker als je een praktijk overneemt, het pand koopt en personeel in dienst hebt. Volg onderstaande checklist, zodat je geen stappen overslaat.

Oriënteren

1. Je hebt een solide ondernemersplan opgesteld.
2. Je hebt een adviseur geselecteerd voor de nodige ondersteuning.
3. Je bent bekend met het zorgbeleid van de gemeente.

Alles afgerond? Dan is het tijd voor de volgende fase

Analyseren

Na de oriëntatie start de analyse fase. Check of je alle stappen van de analyse hebt doorlopen:

1. Je hebt het boekenonderzoek afgerond. Je weet hoe de praktijk er financieel voor staat en de haalbaarheidsanalyse ziet er positief uit.
2. Je hebt een concurrentie-analyse gemaakt van je werkgebied. Waar kunnen jullie elkaar versterken en welke waarde voeg jij specifiek toe?
3. Je hebt het contracteerbeleid van de verzekeraar uitgezocht. KNGF is specialist op het gebied van contracteren, dus raadpleeg onze site.
4. Je hebt de lopende contracten van de praktijk in kaart gebracht. Je weet welke afspraken je wilt herzien. Vergeet de software licenties niet.
5. Je hebt een inventarisatie van het personeelsbestand gemaakt. Je weet precies welke rechten en plichten je overneemt.
6. Je hebt alle samenwerkingsafspraken met zorgverleners in de omgeving in kaart gebracht. Het KNGF kan je begeleiden richting een of meerdere samenwerkingsverbanden.

Alle stappen afgerond? Dan ben je klaar voor de volgende fase.

Pand kopen

Het pand waarin je praktijk of instelling de zorg verleent, vormt een grote kostenpost waar je nog jaren aan vast zit. Vandaar dat dit extra aandacht verdient:

1. Neem eventueel een aankopend makelaar in de hand.
2. Het voorlopige koopcontract is opgesteld. Let op het voorbehoud van financiering en technische keuring.
3. Het pand is technisch gekeurd. 
4. De hypotheekaanvraag is ingediend. Het duurt gemiddeld twee maanden voordat de hypotheekakte de notaris passeert.
5. Het pand is getaxeerd, zodat de bank weet wat de onderliggende waarde is.
6. De overdracht van het pand heeft plaatsgevonden bij de notaris.
7. Een eventuele bouwvergunning is aangevraagd bij de gemeente. 

Behalve het pand zijn er nog een aantal belangrijke investeringen waarover je wilt onderhandelen. Ga hiervoor naar de volgende stap.

Van onderhandelen naar contract

Het onderhandelen is een spannende fase. Zorg er voor dat alles goed in een contract wordt vastgelegd:

1. Naast het pand (en inventaris) kan de praktijk zelf ook een waarde vertegenwoordigen. Deze goodwill heb je laten bepalen door een adviseur.
2. De inventarislijst van de zaken die je overneemt heb je opgesteld.
3. Je hebt de rechtsvorm van de praktijk bepaald. Je hebt hierover een adviseur geraadpleegd.
4. Je hebt de onderhandelingen afgerond. De koopprijs is overeengekomen. 
5. De financiering is geregeld met de bank en/of de verkopende praktijkhouder. 
6. Je hebt de intentieverklaring laten opstellen door een jurist en ondertekend.
7. Je hebt de voorlopige overname overeenkomst door een deskundige of meerdere deskundigen (accountant, jurist etc.) laten opstellen en ondertekend.

Je bent nu klaar voor de volgende stap.

Investeren en financieren

Om eigenaar te worden van een praktijk, heb je geld nodig. Om de overname te financieren en om te investeren in de toekomst:

1. Je hebt de investeringsbehoefte vastgesteld. Vergeet je rekening courant krediet niet. 
2. Je hebt in overleg met een financieel adviseur de financieringsvorm gekozen.
3. Je hebt de aanvraag voor de financiering verstuurd naar de bank. Vraag vantevoren bij jouw bank wat ze allemaal nodig hebben om jouw aanvraag te beoordelen.
4. Je hebt een offerte ontvangen voor de financiering. Let op de (verplichte) verzekeringen en mogelijkheden om af te lossen. Raadpleeg desnoods een adviseur.
5. Je hebt de offerte ondertekend en op tijd verstuurd. Alle stukken zijn compleet.
6. Je hebt de financiering rond. Vergeet dit niet te melden aan de verkopende partij in verband met het voorbehoud van de financieringstermijn.

Alle stappen goed doorlopen? Tijd voor de volgende stap.

Melden en de Wtza

Nieuwe zorgaanbieders moeten voldoen aan de Wet Toetreding Zorgaanbieders (Wtza). Ook als je de rechtsvorm van je praktijk aanpast, word je gezien als een nieuwe zorgaanbieder. Afhankelijk van de omvang van de nieuwe zorgorganisatie zijn er andere vereisten. Die staan in de KNGF Wtza Handreiking. Voor alle nieuwe zorgaanbieders geldt in ieder geval de meldplicht, met een uitgebreide kwaliteitscheck.

1. Als je een praktijk start kies je de best passende rechtsvorm en registreer je je bij het Kvk: https://ondernemersplein.kvk.nl/een-rechtsvorm-kiezen-voor-uw-bedrijf/
2. Om je te kunnen melden heb je eHerkenning nodig. Dit vraag je hier aan: https://www.eherkenning.nl/nl
3. Meld je nieuwe praktijk bij www.meldennieuwezorgaanbieders.nl
4. Bij meer dan 10 zorgverleners moet je ook een vergunning aanvragen: https://www.toetredingzorgaanbieders.nl/vergunning-aanvragen
5. Bij meer dan 25 zorgverleners moet je ook een interne toezichthouder aanstellen

Overdracht

Bij de overdracht van de praktijk zijn er nog een aantal formele zaken waar je op moet letten:

1. Je hebt de datum van de overdracht vastgesteld. Na de overdrachtsdatum ben je formeel eigenaar!
2. Je loopt op de overdrachtsdatum de inventarisatielijst door, inclusief de werking van apparatuur en aanwezige voorraden.
3. De overdracht heeft plaatsgevonden. Gefeliciteerd!

Uiteraard neem je even de tijd om deze mooie stap in je carrière te vieren. Daarna concentreer je je op de praktijkvoering. Hieronder zie je wat er allemaal bij komt kijken.

Inschrijvingen

Nu je formeel eigenaar bent van een praktijk of instelling, zorg je er voor dat alle inschrijvingen geregeld zijn. Wij zetten ze op een rijtje:

1. Alle werkzame fysiotherapeuten staan ingeschreven in het BIG register.
2. Fysiotherapeuten zijn wettelijk verplicht een klachtenregister te hebben en aangesloten te zijn bij een geschillencommissie. Met een KNGF Vrijgevestigd Compleet lidmaatschap is dit gratis. Je moet je er wel voor aanmelden via: mijnkngf.nl.
3. Alle inschrijvingen in KRF NL zijn geregeld. Voor zowel de algemeen fysiotherapeuten als specialisten.
4. Meld je aan bij LDF voor toegang tot LDF dashboards waarmee je eigen patient data kan benchmarken bijv. binnen je eigen praktijk of in je verzorgingsgebied.
5. Voor het digitale declaratieproces heb je een AGB code nodig. Je vraagt deze code aan bij Vektis. VECOZO onderhoudt de praktijkgegevens voor de AGB-code. Bij aanschaf van het EPD is de VECOZO koppeling vaak al geregeld. Zonder AGB code ontvang je geen contract van de zorgverzekeraar.

Je hebt alle inschrijvingen geregeld. Wat komt er nog meer bij praktijvoering kijken dat je absoluut geregeld wilt hebben?

Praktijkvoering

Er komt heel veel kijken bij praktijkvoering. De belangrijkste zaken hebben we op een rijte gezet:

1. Je behandeltarieven zijn bekend. Let op de verschillen tussen gecontracteerde en ongecontracteerde zorg.
2. Je hebt de betalingsvoorwaarden opgesteld voor patiënten die zelf de benhandeling betalen. Bekijk het voorbeeld.
3. Je hebt de lopende contracten en licenties overgezet. Geef bij de betreffende instantie jezelf op als nieuwe contractant en controleer de voorwaarden.
4. Je hebt contracten met verzekeraars getekend (of niet). Je hebt vervolgens het declaratieproces gecontroleerd. 
5. Je hebt je financiële administratie ingericht dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. 
6. Je hebt huisregels en een privacyreglement opgesteld. Je patiënten weten zo precies waar ze aan toe zijn.
7. Je hebt toestemming gevraagd voor het gebruik van auteursrecht hebbende producten en diensten (muziek, video, repro etc.)