kngf---selectie---lr--025--mcklin-fotografie.jpg
21 augustus 2020

Veelgestelde vragen

Heb je vragen over het inloggen, aansluiten van je praktijk, aanleveren van data, medewerker gegevens in het dashboard, over de inhoud en de figuren van het dashboard en beveiliging van data? Lees dan eerst de veelgestelde vragen.

Inloggen

Wie kan het LDF-dashboard gebruiken? 

Elk persoon met een MijnKNGF account en een fysiotherapiepraktijk als werkadres kan inloggen op het LDF-dashboard. Als Praktijkhouder kan je je praktijk aanmelden voor deelname en heb je een dag na je eerste datalevering direct toegang tot het  LDF-dashboard van je praktijk. 

Als Fysiotherapeut in loondienst krijg je toegang tot het dashboard nadat de praktijkhouder toestemming heeft gegeven. De praktijkeigenaar regelt deze toestemming via het inlogportaal van het dashboard. Kies daar voor de functie stel rechten in (zie Handleiding LDF Portaal).  

Ik krijg de melding ‘niet geautoriseerd’. Waarom krijg ik deze melding? 

Om in te kunnen loggen is een MijnKNGF-account noodzakelijk. Krijg je de melding ook met een MijnKNGF-account? Controleer dan MijnKNGF of je aan het juiste werkadres bent gekoppeld. Alleen personen die in de administratie van het KNGF (MijnKNGF) aan een werkadres zijn verbonden kunnen inloggen. Het adres is nodig om de praktijk(en) waarvoor je werkt in jouw dashboard te tonen. 

Ik ben mijn wachtwoord kwijt. Hoe kan ik een nieuw wachtwoord aanvragen? 

Je kan inloggen met je MijnKNGF inloggegevens. Als je je wachtwoord kwijt bent, kan je een nieuwe aanvragen via MijnKNGF door te klikken op deze link. Je ontvangt dan een nieuw wachtwoord op het mailadres dat bij het KNGF bekend is. Het gewijzigde wachtwoord dat je per mail ontvangt, is vanaf dat moment het wachtwoord voor zowel MijnKNGF als het LDF-dashboard

Aansluiten

Wie kan een praktijk aanmelden voor de LDF?
Elke persoon die in MijnKNGF staat als praktijkeigenaar of maatschapslid van tenminste één praktijklocatie kan de praktijk aanmelden voor de LDF.

Hoe meld ik mijn praktijk aan?
Met ons stappenplan. Je vindt het plan hier.

Hoe lang duurt het voordat je data kunt aanleveren en hoe weet je vanaf wanneer dat precies is?
Na je aanmelding ontvang je een bevestigingsmail met instructies. In deze mail staan ook je LDF-EPD koppelgegevens. In de instructies van je EPD-leverancier vind je het proces van aanleveren. Je bepaalt zelf het moment waarop je aanlevert.

Kan ik met meerdere praktijken meedoen?
Ja, dat kan. Je kunt meerdere praktijken aanmelden. Elke praktijk meld je apart in twee simpele stappen (zie uitleg hierboven). Als werknemer kan het ook zijn dat je bij meerdere praktijken werkt die aan de LDF meedoen. 

Kunnen individuele fysiotherapeuten zichzelf aanmelden?
Nee, je neemt als praktijk deel aan de LDF en alleen praktijkhouders kunnen de aanmelding doen. Na aanmelding kunnen fysiotherapeuten wel toestemming krijgen om het LDF-dashboard te bekijken. In dit dashboard zie je jouw eigen gegevens, het praktijkgemiddelde en het landelijk gemiddelde. Gegevens van individuele collega’s zie je niet.  

Ik heb mijn EPD-LDF koppelgegevens niet meer. Hoe kan ik deze opnieuw opvragen?
Praktijkeigenaren kunnen nieuwe EPD-LDF koppelgegevens aanvragen voor de praktijk, via het LDF voorportaal. Klik in het Praktijkoverzicht bij de betreffende praktijk op 'Wijzig gegevens'. Op de pagina 'Wijzig gegevens' staat je gebruikersnaam vermeld. Ook kun je er een nieuw wachtwoord aanvragen voor de koppeling tussen EPD en LDF, via de knop ‘Nieuw wachtwoord aanvragen’. Je ontvangt het nieuwe wachtwoord per mail.
Let op! Als je het wachtwoord wijzigt dan moet dit wachtwoord ook aangepast worden in jouw EPD-systeem. Jouw EPD-leverancier heeft meer informatie, maar je kunt ook kijken op deze pagina

Ik wissel van EPD-systeem. Heb ik nieuwe EPD-LDF koppelgegevens nodig?
Nee, je kunt de koppelgegevens gewoon blijven gebruiken in het nieuwe EPD-systeem. Instructies voor de koppeling met de LDF kun je bij de EPD leverancier opvragen of vind je op deze pagina.

Aanleveren

Alle informatie over het aanleveren

  • Lever minstens 1x per kalender maand data aan. Zo zorg je ervoor dat de gegevens compleet zijn en actueel blijven.  

  • Je kunt 24 uur per dag aanleveren, zeven dagen per week. Zo vaak als je wilt!   

  • De data die overdag (voor 20:00 uur) is aangeleverd wordt ’s nachts verwerkt. De informatie staat de volgende ochtend, vanaf ongeveer 9:00 uur, in het LDF-dashboard.  

  • Lever je voor het eerst aan? Dan moet je eerst een keer data aanleveren, daarna kan je het dashboard bekijken.  

Hoe lever ik gegevens aan?
Via je eigen EPD systeem. Er zijn verschillende EPD-systemen aangesloten op de LDF, met elk een eigen manier om gegevens te verzamelen. Instructies vraag je op bij je  EPD-leverancier of vind je hier. Let op:  Jouw praktijk moet wel eerst aangemeld worden. In het stappenplan lees je hoe dat werkt.  

Hoe werkt de data-aanlevering?
Als je data levert aan de LDF stuur je de behandelepisodes mee waarin in de voorgaande 3 maanden een activiteit heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld:

  • Aanleveren in augustus = data over de maanden mei-jun-jul

  • Aanleveren in juli = data over de maanden apr-mei-jun

  • Aanleveren in juni = data over de maanden mrt-apr-mei

Welke gegevens ontvangt de LDF?
Op deze pagina staat het 'overzicht gegevensuitvraag'.. In dit overzicht staat beschreven welke gegevens vanuit jouw EPD aan de LDF worden geleverd. Kies de versie van de LDF specificaties die door jouw EPD leverancier zijn ingebouwd. Weet je niet welke versie het is? Vraag dit dan na bij de leverancier of kijk in dit overzicht

Aanlevering controleren
Je kan op twee manieren controleren of een aanlevering goed is gegaan: 

1. Het verwerkingsverslag in je EPD systeem 

Als het goed is ontvang je na je aanlevering aan de LDF binnen je EPD een verwerkingsverslag. Je ziet daarin wat je hebt aangeleverd, of het goed is gegaan en of er eventueel afgekeurde velden in de behandelepisodes zaten. Dit verslag is heel handig als je je aanleveringen inhoudelijk wil verbeteren. 

2. Het LDF-dashboard 

Bekijk de dag na aanlevering het LDF-dashboard. Rechts bovenin het scherm staat de datum van je laatste aanlevering en kan je een compleet overzicht van je aanlevergeschiedenis inzien. Via het dashboard kun je meteen je gegevens bekijken.

Medewerker gegevens in het dashboard

Medewerkers uit dienst 

Medewerkers die uit dienst zijn, kan je via je mijnKNGF omgeving uit dienst melden. Vanaf de volgende dag zal er dan in de LDF de vermelding (uit dienst) achter de naam van de therapeut te zien zijn. De therapeut blijft (voorlopig) nog wel in het overzicht in de LDF staan, omdat er nog wel behandelepisodes op zijn/haar naam zijn geleverd aan de LDF. Deze episodes horen nog steeds bij de praktijk. 

Nieuwe medewerkers  

In het LDF Dashboard tonen we alle medewerkers die data hebben geleverd vanuit jouw praktijk.  

Als je medewerkers mist in het dashboard, vragen we je het volgende te controleren:  

1. MijnKNGF: 

  • Staat de medewerker met (het juiste) BIG-nummer in MijnKNGF? Dit is nodig, omdat de personele gegevens in MijnKNGF de basis zijn voor het LDF-dashboard om gegevens van medewerkers te tonen.  
  • Heb je de nieuwe medewerkers al aan de praktijk gekoppeld in MijnKNGF? Zo niet, dan staan zij misschien wel in je Dashboard, maar worden ze getoond als ‘Onbekende therapeut – BIG nummer’. Een dag na het toevoegen van de therapeut in MijnKNGF, moet dit zijn opgelost.   

Voor vragen over de gegevens in MijnKNGF kan je contact opnemen met: ledenadministratie@kngf.nl 

2. EPD-Systeem: 

  • Staat de medewerker met (het juiste) BIG-nummer in het EPD-systeem? Het BIG-nummer is nodig om gegevens van de medewerker in het EPD-systeem te vergelijken met de gegevens in MijnKNGF. Op basis daarvan worden er gegevens van de medewerker in het LDF-dashboard getoond.  
  • Toestemming voor data levering aan de LDF:  
    • Vraagt de medewerker toestemming aan patiënten voor levering aan de LDF, en vinkt hij/zij dit aan in het EPD-systeem?  
    • In sommige EPD systemen moet ook de therapeut toestemming geven om data te leveren aan de LDF. Als dit in jouw systeem het geval is, adviseren we je dat te controleren.  
  • Pas bij bestaande behandelepisodes het BIG-nummer van de hoofdbehandelaar aan. Zo komen de behandelepisodes op naam van de nieuwe medewerker te staan in het LDF-dashboard. 

Heb je aanpassingen gemaakt in het EPD-systeem? Doe dan een datalevering aan de LDF. De volgende dag zullen de gegevens van de medewerker zichtbaar zijn in het dashboard. 

In mijn LDF Dashboard staat de melding 'onbekende therapeut - BIG nummer'. Wat betekent dit? 

De lijst met medewerkers die je in het LDF Dashboard ziet, is gebaseerd op de BIG-nummers die (recent of in het verleden) door de praktijk vanuit het EPD systeem zijn aangeleverd. Vervolgens worden er namen aan die BIG-nummers gekoppeld door deze te vergelijken met de gegevens van therapeuten in MijnKNGF. Wij tonen daarbij alleen namen van therapeuten die volgens MijnKNGF bij de praktijk in dienst zijn. 

In het Dashboard kunnen daarom ‘onbekende therapeuten’ staan. De makkelijkste manier om uit te zoeken wat er aan de hand is, is om de in het Dashboard getoonde BIG-nummers op te zoeken in het BIG register, en hieronder te kijken wat van toepassing is: 

1. De naam van een therapeut die op dit moment werkzaam is in de praktijk:

Controleer of deze therapeut in MijnKNGF aan de praktijk is gekoppeld. Zo niet, doe dit dan alsnog. De dag na de aanpassing in mijnKNGF zie je de wijziging in het LDF Dashboard. 

2. De naam van een therapeut die niet meer werkzaam is in de praktijk, maar dit wel ooit is geweest:

Omdat er gegevens van deze therapeut uit het EPD aan de LDF zijn geleverd, blijft de therepeut in het overzicht staan met de vermelding ‘uit dienst’. Dit is nodig, aangezien deze gegevens nog steeds bij de praktijk horen.  

3. De naam van een therapeut die (volgens mijnKNGF gegevens) niet werkzaam is geweest in de praktijk:

Er is waarschijnlijk een typefout gemaakt bij het invullen van een BIG-nummer in het EPD-systeem. Je kan dit in het EPD-systeem corrigeren en daarna een nieuwe datalevering aan de LDF doen. De volgende dag zie je de wijziging in het LDF Dashboard. Je hoeft je geen zorgen te maken dat een onbekende therapeut toegang heeft tot je gegevens. We hebben dit afgeschermd; alleen therapeuten die volgens mijnKNGF bij de praktijk werken en van de praktijkhouder toestemming hebben gekregen, kunnen toegang krijgen tot de LDF rapportages van zichzelf en de praktijk.  

4. Geen resultaten. Het BIG-nummer bestaat niet: 

Er is waarschijnlijk een typefout gemaakt bij het invullen van een BIG-nummer in het EPD-systeem. Je kan dit in het EPD-systeem corrigeren en daarna een nieuwe datalevering aan de LDF doen. De volgende dag zie je de wijziging in het LDF Dashboard. 

Inhoud en figuren dashboard

Hoe zijn de figuren opgebouwd en hoe worden ze berekend?   

Binnen het LDF dashboard zijn de volgende themapagina’s beschikbaar: patiëntenpopulatie, dossiervoering, behandelresultaat en uitkomstmetingen. Hieronder vallen weer verschillende figuren die inzicht geven in bepaalde cijfers. Linksboven elke figuur kan je op ‘meer informatie’ klikken. Hier vind je meer informatie over de berekening van de figuur.  

Worden de gegevens in het dashboard beïnvloed door behandelepisodes die al zijn aangemaakt voordat de behandeling heeft plaatsgevonden? 

Nee; in het LDF Dashboard worden alleen behandelepisodes meegenomen waarin ten minste één verrichting heeft plaatsgevonden. Als het dossier al is aangemaakt vóórdat de behandeling heeft plaatsgevonden, wordt dit dossier niet meegeteld.  

Welke meetinstrumenten tellen mee in de LDF? 

  • Alle meetinstrumenten kunnen worden geleverd aan de LDF en tellen mee voor het percentage dossiers waarin een meting is toegepast. Dit kan een begin-, tussen-, of eindmeting zijn.   

  • Bij een groot deel van de meetinstrumenten kan de LDF via de meetinstrumentcode herkennen wélk specifieke meetinstrument is toegepast. Dit zijn meetinstrumenten van de codelijst meetinstrumenten. Andere meetinstrumenten worden als ‘overige meetinstrumenten’ aangeleverd.  

  • Van ongeveerd 50 meetinstrumenten verzamelen wij de inhoud (de ingevulde antwoorden). Bekijk het 'overzicht gegevensuitvraag' voor welke meetinstrumenten dit zijn.

  • Van een aantal meetisntrumenten tonen we PROMs grafieken in het LDF Dashboard. Bekijk het 'overzicht gegevensuitvraag' voor welke meetinstrumenten dit zijn.

Beveiliging

Hoe is het dataverkeer tussen mijn EPD en de LDF beveiligd?
Nadat je de gegevensuitwisseling handmatig hebt gestart stuurt de EPD-software de behandelepisodes naar de LDF-webservice. De webservice controleert op juistheid, volledigheid en tijdigheid en stuurt de resultaten van deze validatie terug naar de praktijk in een bestand dat het 'verwerkingsverslag' wordt genoemd.

De data-uitwisseling is op twee manieren beveiligd:

  1. met een gebruikersnaam en wachtwoord (de EPD-LDF koppelgegevens) om ongeautoriseerde data-aanlevering tegen te gaan;

  2. door het gebruik van een HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secure) om de gegevensuitwisseling te versleutelen

Moet een patiënt toestemming geven voor het leveren van gegevens aan de LDF?
Ja, een patiënt dient vooraf expliciet toestemming te geven voor het uitwisselen van zijn of haar gegevens vanuit het EPD naar de LDF. Hiervoor geldt het zogenaamde 'opt-in' principe, een maatregel voor de aanscherping van de privacywetgeving. Alle EPD-systemen zijn daarop voorbereid: in het EPD-systeem geef je aan of een patiënt toestemming heeft gegeven.

De handleiding voor het LDF Voorportaal vind je hier.
De handleiding voor het LDF Dashboard vind je hier.